L'organisation d'une artisan créateur qui travaille à la maison

Apprendre à s'organiser lorsque l'on travaille à la maison. Apprendre à s'organiser lorsque l'on fait un travail créatif. A vrai dire, apprendre à s'organiser ... tout court ! 

 

 

J'en ai déjà parlé à plusieurs reprises et je le répète ici : l'organisation et moi n'avons pas grandi ensemble. Mes potes de naissance sont plutôt le Désordre et la Paresse.  

Je précise toutefois que dans mon petit chaos personnel, je suis relativement cohérente. Ma mémoire sait où sont rangés les choses et j'ai naturellement mis en place des lieux de regroupement. 

Pour les fustigés de la société, voici un petit article fort intéressant sur les personnes bordéliques qui sont en fait de vrais génies ;)

 

 Merci Albert !

 

 

Pourquoi organiser son temps ? 

 

Parce que nous n'avons que 24 heures dans une journée !

Pourquoi certains semblent être en mesure de faire mille choses tandis que d'autres pataugent dans la gadoue avec une mini liste ? 

La gestion du temps va jouer un rôle important dans ce que l'on est capable de réaliser ... ou pas ! De quelle manière va-t-on faire la distribution de nos minutes ? En considérant que le sommeil occupe 7 heures, il nous reste 17 heures actives. Comment allez-vous les occuper ? 

 

Prenons la tranche 21h / 23h. Deux heures coincées entre le coucher des enfants et l'heure du dodo. Que faites-vous de ces 120 minutes ? Regardez-vous la télé ? Lisez-vous ? Faites-vous une activité ? Deux heures sur 17 heures, c'est un sacré potentiel. Surtout si c'est pour regarder passivement un programme TV qui finalement ne vous intéresse pas. 

 

Analyser son utilisation des heures mises à disposition est souvent riche d'enseignement. Faites quelques ajustements ! Gardez-vous des instants plaisir, bien sûr ;)

• Zapper deux soirées TV : 4 heures à mettre dans un blog
• Se lever trente minutes avant l'heure normale, 5 jours par semaine : hop, 2h30 pour gestion de notre site ou répondre aux clients 
• Etc.

 

 

 

 

 

 

Organiser son emploi du temps lorsqu'on est un indépendant.

 

Etre indépendant demande de l'organisation puisque personne ne vous rattrapera au vol. Gérer son temps est une composante essentielle si l'on veut tenir la cadence et ne pas finir en PLS (position latérale de sécurité) sous son bureau. Il n'existe pas une organisation miraculeuse et idéale pour tout le monde ! Il faut essayer, modifier, adapter, trouver celle qui vous ira comme un gant. 

 

Voici la nouvelle organisation que j'ai mis en place et qui porte ses fruits. J'utilise plusieurs outils qui sont bons pour moi, à vous de trouver les vôtres, de tester ! 

 

IMPORTANT : les outils que j'ai mis en place ont pris du temps au départ. De nombreuses heures ont été nécessaire pour me permettre aujourd'hui un roulement régulier et économe en temps. 

 

 

 

 

Bonus 2018 - Mais bonus quand même, la version vidéo :)

 

 

1) Mon facturier / livre de recette :

Si je le place en numéro un de mon organisation, c'est que j'utilise la coloration des cases pour savoir où j'en suis de mon planning en un seul coup d’œil. De plus, j'ai ainsi une vue d'ensemble de mon activité.  

 

Rappel : selon le service public professionnel ici : le micro-entrepreneur doit tenir à jour un livre des recettes encaissées, non modifiable, ordonné de façon chronologique, contenant les mentions suivantes :

• montant et origine des recettes 

• mode de règlement (chèque, espèces ou autres) 

• références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes)

 

J'utilise en plus un fichier Excel pré-réglé depuis 2015 pour calculer automatiquement les colonnes. C'est mon outil indispensable ! 

 Ainsi je peux savoir simplement où j'en suis sur la couture des commandes, combien j'ai dépensé, combien j'ai gagné, combien je dois au RSI, combien de temps j'ai travaillé etc.

De plus j'ai accès aux mois et années passés. Idéal lorsqu'on veut analyser son activité ! Cela me permet de connaître les produits saisonniers les mieux vendus mais aussi de comprendre mes erreurs ou anticiper des mois creux.

 

La coloration des cases :

- En blanc : commande passée

- En bleu : commande cousue

- En fuchsia : commande expédiée

- En rouge : commande annulée

  

 

 

  

 

2) Mon organisation avec un planner (A5)

 

 

 

Appelons-le Classeur de bureau, c'est à dire un support dans lequel installer des onglets grâce à des intercalaires. J'y regroupe toutes les fiches essentielles à mon activité comme à ma vie privée. L'avantage du planner est de garder à porter de main tout ce dont j'ai besoin pour avancer et de pouvoir réorganiser ou modifier mes fiches à volonté. 

Dans le mien, il y a les trois onglets majeurs, séparés par des intercalaires rigides avec une ouverture sur le dessus (horizontal). A l'intérieur de chaque onglet majeur, des onglets mineurs séparés par des intercalaires fins avec ouverture verticale (sur le côté).

 

A noter : la première page de mon planner, avant même que commence mes onglets, est un tracker mensuel. J'y inscris mes priorités du mois et je coche (quand j'y pense !) les jours avec ou sans. 

 

Onglet majeur 1 : les créations

• Le tarif des matériaux que j'utilise pour la création de mes produits. Indispensable pour établir rapidement un devis. 
• Le tarif de mes produits habituels.
• Les mots clés (Tag, arobase ...) par catégorie de produits. En français mais aussi en anglais pour Etsy ou Instagram. 
• Des fiches de renseignements sur les matériaux particuliers (liège, toile cirée à la cire d'abeille ...)
• Des fiches sur mes produits TOP ou FLOP. Pour mieux comprendre ! 
• Etc.

 

Onglet majeur 2 : Le marketing

• Le Branding de ma marque, avec photos, couleurs, tout ce que j'aime !
• Des idées pour mes blogs ou ma chaine Youtube
• Organisation d'un événement 
• Idées et collections 
• Etc

 

Onglet majeur 3 : vie privée

• Mes mots de passe (Dieu sait s'il y en a)
• Mon budget mensuel 
• Mon journal de souvenirs mensuel 
• Le suivi de ma santé (règles, prise de médicament, RDV)
• Etc.

 

Exemple de ma première organisation 

 

 

Oui, il faut du temps pour installer un planner efficace. Ensuite ça roule tout seul ; vous économisez ainsi du temps et des efforts ! 

 

Méthode :

Je vous invite à prendre une grande feuille blanche et à réfléchir à vos besoins. Ecrivez de courtes phrases clés puis surlignez-les avec 3 à 5 couleurs spécifiques à chaque besoin.

Vos regroupements sont prêts ! Il ne reste plus qu'à installer vos intercalaires. 

 

Vous pouvez retrouvez mon agenda création & business en ligne sur ma boutique. Il est le fruit de mon observation des besoins d'une créatrice qui vend ses produits fait-main (idéalement textiles) sur Internet. 

 

 

 

 

 3) Un agenda ou un Bullet Journal

 

• Les créations qui doivent être cousues, en détail (tissus choisis, personnalisation etc.)
• Les taches importantes (poste, achat, prise de photos...)
• Les réponses en attentes à vos demandes
• Les RDV et autres impératifs privés ou pro

Devant chaque élément, je dessine une petite case que je cocherai dès que c'est fait. J'adore cocher et voir la liste diminuer ! Ce qui n'a pas été coché atterri sur la page du lendemain. Un peu comme le Bullet, en fait. 

 

 

 

 

 

Alternative : l’application Trello 

 

Trello est un outil de gestion de projet en ligne, inspiré par la méthode Toyota. Il est basé sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Les cartes sont mobiles d'une planche à l'autre, traduisant leur avancement. 

Je suis restée très basique sur l'usage : chaque carte créée correspondait à une commande et je déplaçais les cartes sur un tableau de semaine. 

Je trouve l'application Trello très bien faite. Je l'ai testé un trimestre mais je préfère le papier.

Plus d'infos sur Trello ici 

 

 

4) A garder sur soi : un pocket planner ou un Traveler's notebook

 

Je ne prends pas avec moi mon énorme et lourd planner A5, ni mon agenda. J'aime me déplacer "léger". Néanmoins, je me suis rendue compte que j'avais souvent des idées ou des pensées lorsque j'étais à l'extérieur mais qu'elles disparaissaient si je ne les notais pas immédiatement ! Idem pour les rendez-vous de suivi chez le médecin, l'esthéticienne etc. que j'oubliais de rapporter le soir ! 

 

Pocket Planner 

Lorsque j'ai créé mon premier pocket planner, j'en suis tombée amoureuse ! J'ai gardé le premier pour moi. Il est devenu mon portefeuille : j'y loge mes cartes, mon porte-monnaie, mes papiers d'identité et voiture, mon chéquier (un modèle long que je plie en deux) et mes tickets de caisse. 

 

 

 

Au milieu, il y a des petits anneaux qui me permettent ajouter des feuilles et des onglets. J'ai donc installé des onglets : Do List mensuel, notes et d'idées, vie privée etc. 

En bref, j'ai tout le temps de quoi à noter et je peux suivre à tout moment mes RDV. 

 

 

 Le traveler's notebook (Le Voyageur)

 

Il peut tout à fait remplacer le pocket si vous n'avez pas besoin d'y loger votre portefeuille. Un traveler's notebook ne prend pas de place et se recharge sans fin. 

C'est une enveloppe en cuir (dans la version initiale) dans lequel on glisse de 1 à 5 carnets fins. Chaque carnet peut avoir une utilisation à thème, à la façon des onglets. Les miens sont créés à partir de liège ou de simili-cuir. Ils existent en A6, A5 et Regular Size (21 / 11 cm).

J'utilise le Traveler's pour un usage privé, plus introspectif. Je vous en reparler dans un prochain billet qui s’appellera "journal intime". 

 

 

 

Avec ces outils combinés, j'évite ainsi l'utilisation de feuilles volantes et je sais où chercher une information ou une idée que j'aurai eu il y a quelques mois. 

 

 

Le pouvoir magique : savoir déléguer !

 

• Le ménage : lorsqu'on travaille à la maison, on se retrouve responsable du ménage. Ouais, c'est pas fun mais étrangement cela parait logique à ceux qui vivent avec nous. 

Oui mais non. Si vous deviez quitter chaque matin votre atelier pour rejoindre votre bureau, personne ne se poserait la question. Arrêtez de culpabiliser. C'est la même chose. Répétez après moi : "quand je travaille, je ne suis concrètement pas là". Tu m'vois, tu m'vois plus. Dispatcher les taches et faites votre part. Point. 

Le meilleur conseil : allégez votre intérieur. Triez, jetez, écrémez ! Le minimalisme a ceci de miraculeux : moins on a, mieux c'est rangé. 

Info surprenante : les enfants aussi sont aptes à faire le ménage au lieu de jouer sur leur portable ou regarder la télé ! Kilukru ? 

Seconde info surprenante : pour vivre heureux, vivons froisser ! 

 

 

 

 

• Une partie de votre travail peut-il être confier à une tiers personne ? 

Si vous avez les moyens, peut-être qu'il peut-être intéressant (et au final économique puisque vous gagnez du temps) d'embaucher quelqu'un pour gérer une action. 

- Peut-être que votre ado ou votre conjoint peut aller à la poste déposer vos colis ?

- Organisez une soirée spéciale "atelier familial", où vous mettrez à contribution les autres pour remplir des coussins, couper du tissu, faire des paquets cadeaux ...

- Votre meilleur ami est un pro du Net ? Demandez-lui de l'aide !

- Votre amoureux maîtrise Excel ? Peut-il installer un tableur pour vos factures ? 

- Contactez un atelier de confection pour imaginer une collection à votre nom ? 

 

 

Pour résumer : 

1. J'analyse la gestion de mon temps et je corrige au besoin
2. Chaque dimanche je prépare en 10 minutes le pré-planning de la semaine
3. Chaque matin ou soir, j'établie la liste des objectifs et actions du jour
4. Je sais où chercher les informations
5. Au besoin, je garde sur moi de quoi à noter
6. J'apprends à déléguer

 

 

 

 

 

Note de fin : 

 

Le temps, c'est surtout votre trésor. 

Je veux dire par là que c'est la chose la plus précieuse de votre vie. Ni l'argent, ni les biens matériels ne remplaceront jamais votre temps. 

Dans ce billet, je prends en considération qu'un indépendant / micro-entrepreneur fait ce qu'il aime. Il EST son métier. Il ne parle pas de sacrifice mais d'alignement.

Si ce n'est pas votre cas, si votre travail est alimentaire, si votre seule attente est le week-end ou les vacances pour "vivre", peut-être qu'il faut réfléchir à vivre une autre vie ... 

 

A très vite